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    談提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

    來源: 作者:普通管理員 更新時間:2017-04-06 00:00:00

     

    (第二分公司 陸金寶)

     

      要:當今社會的快速蓬勃發展和機構組織的不斷進步,使得辦公室管理工作中起到了重要作用,是每個企業不可缺少的部門,該文章對辦公室綜合管理中的問題進行討論分析,以便更好的開展辦公室的工作。

    關鍵詞:淺析辦公室;綜合管理;實踐思考

      辦公室是一個有綜合性的、服務型的管理部門,一個單位要想能正常的運行,提供決策,擔負起服務的責任,辦公室的工作水平和效率是一個企業能力的體現,當前隨著黨的教育活動深入人心,辦公室的綜合管理工作也在不斷突出,工作上也有了高要求,為了適應當前的新形勢,我們要進行辦公室的改進和創新。

    一、辦公室提升工作措施的實際意義

    對于企業的發展來說,只有保證基本的工作措施得到升級,才能實現企業的長遠發展。而在整體的工作項目中,對于辦公室工作結構優化直接關系到企業管理發展的未來趨勢,于是要對辦公室工作進行精細化的設計管理。無論企業的規模大小,工作結構如何,都需要相關負責人設置辦公室的基礎工作機制。辦公室對于企業來說,具有一定的調和作用,既要保證對于上層管理層的領導意識進行傳達,也要保證對于下層職工的基礎管理。并且,在實際工作推進過程中,也要進行各方關系的協調,要對整體系統進行有效的連接,是一個信息和數據的中轉傳達的機構,也是整個單位運營的樞紐和調度控制中心。另外,多數辦公室的工作人員都是單位領導層成員的助理,不僅要對基本單位信息進行細致的研究,也要對整體單位的發展規律和發展動向進行跟蹤。辦公室的工作人員也要對基礎員工的工作情緒和問題進行有效的收集和整理,并提供實質化的改進意見和建議。

    另外,在辦公室工作過程中,相關的工作人員要針對企業的基本情況進行集中的調查和信息收集,并對基本問題進行集中的分析和研究,形成正確的工作理念和思路,保證整體意見對于單位的發展具有一定的針對性,更好地為領導的決策提供相應的數據支撐。相關部門的工作人員要做好基本的平衡助推行為,形成有效的溝通橋梁,促進良性發展。辦公室工作人員不僅要完成相應的基礎工作,也要進行及時的自我提升,認真落實企業內部的各項規章制度,保證自身的學習力和執行力,沉著冷靜的處理相應的工作問題,要不斷優化自身的工作理念和意識。在實際的工作中,也要進行科學化的工作規劃,處理好各方工作人員的管理,為事業單位的發展奠定堅實的工作基礎。

    二、辦公室工作特點

    辦公室是一個服務型的部門,辦公室工作的功能特性也有兩個方面,不僅要在工作中遵循服從大局的原則,也要有自己的主觀能動性。

    1.工作內容復雜多樣。

    辦公室的工作要對外樹立良好的工作形象,對內要明確辦公室的管理權限和責任,制定相應的管理辦法,協助領導做好各個部門的協調和公文、電子政務等工作,并且對工作中的事物進行調查,對內部進行應急管理。

    2.工作的服務性強。

    辦公室工作的服務性是一個不可忽視的特點,具體體現在:一是為領導提供服務,發揮應有的助手的特點,提高自身業務能力,便于領導作出科學決策;二是對服務的主體起到良好的作用,對工作的事物進行協調,由于辦公室中的會議接待較多,辦公室還要做到服務保障的職責。

    3.工作內容的綜合性。

    在工作中要有大局意識和整體意識,在分析處理問題時,工作人員的素質要不斷的進步,要有出色文字功底,要有良好的口才和處理事務的能力,辦公室的工作涉及面也比較廣,遍布到生活中的多個方面,例如:對日常事務的處理、文件的落實、物品的購買和發放、與外部的聯絡等方面,所以說,綜合性是辦公室的一個突出特點。

    三、辦公室綜合管理工作中存在的不足

    1.辦公室落后的管理方式。

    經調查研究發現,許多企業的管理并不規范,工作人員在管理中采用了多種方法,但沒有將制度具有的約束性所表現出來,實行辦法不統一,這樣就會出現錯誤,對企業造成影響,工作人員缺乏管理意識,缺乏專業素質,工作缺乏主動性對于人員和資源的配置不合理,制約著辦公室的發展,使得辦公室管理比較混亂。

    2.管理工具比較陳舊。

    辦公室工作效率比較低,所以要想提高企業的效益就要不斷提高工作效率。由于現在有些企業還采用落后的管理工具進行工作,無法通過多種渠道進行搜集和獲取信息,對辦公職能的發揮造成影響,影響辦公室的工作效率,不能充分發揮辦公室的職能。

    四、加強辦公室綜合管理的措施

    (一)管理思想的現代化。

    1.樹立全局意識:辦公室人員要學會謀大局,提高駕馭全局的能力,在思考工作時,心中要顧全大局,單個工作服從全局工作,局部利益服從全局利益,在日常工作中,樹立全局的思想,在領導和員工之間??剖抑g進行協調工作,形成一股強大的合力。

    2.樹立效率意識:辦公室的工作人員要不斷提高工作中的辦事效率,實現效率和效益的統一。

    3.樹立創新意識:堅持和弘揚開拓創新的統一,要善于繼承優良傳統,學會適應形式的變化和任務的需求,勇于進行探索、勇于進行創新,運用創造性的思維,增強工作的主動性和預見性。

    (二)管理上的轉變。

    1.被動型轉為主動型:我們工作要有思維的超前性和預見性、創造性。要善于發現傾向性、方向性和苗頭性的問題,提供信息和解決方法,努力克服舊的觀念、思維和工作中的惰性,用科學的求實精神和大膽創新的勇氣,努力克服提高辦公室工作中的辦事效率,使得工作更加到位。

    2.事務型向智慧型轉變:要在繁雜的事物中走出來,要勤動手、勤動腦、多為領導出主意,要有嚴密性、科學性。根據本部門的實際情況,進行創新操作,在掌握形勢的基礎上,對工作進行統籌規劃、合理的進行安排。

    3.封閉型向主導型轉變:人類在信息時代,我國也加入了世界貿易組織,這些使我們的辦公室工作帶來了影響,因此,辦公室人員要對各種情況熟悉,做到領導還未察覺我先知,拓寬知識面,加強對外的聯系,了解社會各個方面、層次、領域的情況,有助于辦公室適應新形勢,更好的服務領導。

    (三)職能上求實創新。

    1.謀全局:要加強信息的調研工作,政務信息是領導掌握全局情況,進行決策指導不可缺少的部分,是辦公室的重要的日常工作;現如今,各級領導對政務信息的重視度在不斷加強,但也會存在時效性不強的問題,因此要采取有效的措施,對信息進行完善,對辦公室中的各種情況進行指導,建立完善信息的考核制度,定期的進行調研文章,供領導參考和決策。

    2.善統籌:強化協調的職能,辦公室機關是綜合的辦事機構,要發揮承上啟下的樞紐作用,發揮綜合協調職能:進行溝通、服務,協調各個機關的職能和部門之間的關系,使之密切進行配合,落實到位;上級和下級的關系進行協調,增加決策的實行力度;發揮辦公室的對外窗口作用,對辦公室和其他部門之間的關系進行處理。

    3.抓落實:強化督促和檢查的職能:做好目標的考核;做好政務的檢查,結合各地的實際情況,抓好落實好,收集考核內容的執行情況,及時的向上級領導部門進行反應,用以確保各項工作能夠圓滿的完成。

    (四)管理組織的合理化。

    只有辦公室組織的合理化,才能使結構做到綜合化、人才的多元化、方法的制度化。隨著機構改革的進行,辦公室的人少事情卻在增多,人員的不足不能夠解決辦公室當前面臨的問題,因此要健全合理的管理組織。要有危機意識和群體意識,設置合理的組織、系統,使得能夠確保最大效益的完成辦公室的工作任務。

    五、結束語

    綜上所述,辦公室的發展對于企業發揮著重要的作用,影響著企業的經濟效益的實現和企業的整體形象,因此現在我們要加強對辦公室的重視,建立、實施并且能夠不斷的完善企業中的制度體系,確保企業的業績效益實現最大化。是我們企業當前的重要任務。

    參考文獻

    [1]羅寧.試析辦公室綜合管理的若干實踐思考[J].東方企業文化,20159.

    [2]趙羽.論如何提升辦公室綜合管理水平[J].廣東科技,201324):26-27.

    [3]王靜.辦公室綜合管理工作的模式與優化措施[J].企業文化旬刊,201412.

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